Koninklijke Barenbrug Groep

Over Barenbrug

Gras roept vanaf onze jonge kinderjaren meteen fijne en positieve associaties op. Grasvelden worden immers vaak gebruikt om op te spelen, zomerse feesten op te vieren of om van de natuur te genieten.

Maar gras is meer dan ‘leuk om te hebben’ als groen in de achtertuin: het is ’s werelds meest belangrijke gewas. Vanuit agrarisch oogpunt is gras cruciaal om te voldoen aan de vraag naar voedsel voor de toenemende populatie van mens en dier.

We zijn continu op zoek naar nieuwe manieren om een gezonde toekomst voor onze wereldbevolking zeker te kunnen stellen. Dat is onze bijdrage aan een betere wereld voor onze toekomstige generaties.

De Koninklijke Barenbrug Groep houdt zich wereldwijd bezig met het onderzoeken, ontwikkelen, produceren, vermarkten en verkopen van graszaden.

De R&D-organisatie is gedecentraliseerd in 22 landen verdeeld over 5 continenten in de belangrijkste klimaatregio’s op aarde.

De productie van graszaad voor Barenbrug vindt plaats in zo’n 20 verschillende landen. 80 procent van de productie vindt plaats in Europa en Noord-Amerika.

Vestigingen, gedecentraliseerd in 18 landen op 6 continenten, verkopen de producten en diensten.

 

Ik heb Leon Wielders, Teamleider Financiën, geïnterviewd over onze samenwerking.

 

Met welke producten van Exact Software en welke aanverwante producten werken jullie?

Wij werken sinds 1-juli-2006 overgestapt van FIS2000 naar Exact Globe (toen nog met ‘2003’ geheten). Wij werken binnen EG alleen met de financiele modules, waarbij de logistieke/sales info gekoppeld is met een eigen applicatie genaamd VBS. De belangrijkste modules voor ons zijn: Vaste activa, Vreemde valuta, Telebanking, Budget, Accountancy, CRM, Rekening Courant, SDK, Excel add-in.

 

Welke uitdaging(en) had je als het gaat om het verwerken van transacties met vreemde valuta?

Wij werken zowel met inkoop -als verkoopfacturen met meerdere vreemde valuta’s. Het bijhouden van een grote hoeveelheid valuta’s is altijd een handmatige activiteit geweest. Maar sinds de digitalisering en de kredietcrisis van enige jaren geleden is de gewenste snelheid/beschikbaarheid van financiële cijfers behoorlijk toegenomen. Dagelijks op de hoogte zijn van financiële cijfers is een must geworden. Omdat wij werken met meerdere administraties is het vullen van koersen altijd een arbeidsintensieve bezigheid geweest!

 

Hoe ben je met mij in contact gekomen en waarom heb je voor deze oplossing gekozen?

Gezien de afdelingswens voor meer directe controle over o.a. de koersen, zijn wij op zoek gegaan naar een oplossing voor meer bedrijfsefficiency. Maar wel tegen betaalbare kosten. Via onze vaste Exact consultant en zelf zoeken op internet hebben wij 2 mogelijkheden gevonden die interessant waren voor ons. Maar de meest betaalbare oplossing t.o.v. de praktische werking van de koppeling van de wisselkoersen van Sebastiaan, sprak ons erg aan.

 

Wat levert de oplossing jullie op?

Inmiddels werken wij met tevredenheid binnen 5 Exact administraties met de xml koppeling voor wisselkoersen. En de mogelijkheid om zelf de juiste koersen te kunnen wijzigen (verwijderen/aanvullen) of andere administraties hieraan toe te voegen, betekent dat wij zelf gewoon in-control zijn. Zonder elke keer een consultant te hoeven raadplegen. Ook bij vakantie en/of ziekte doet de koppeling gewoon zijn werk en hoeven we niet voor vervanging te zorgen!

 

Wat vind je van de samenwerking?

Wij zijn tevreden met de samenwerking met Sebastiaan. De communicatie als altijd concreet en direct. Wij hebben alleen wat aanloopproblemen gehad, omdat wij in 1e instantie nog geen testomgeving hadden en in de live omgeving gebruik maakten van een mac-adres beveiliging. Een goede IT afdeling is essentieel om hierin geholpen te worden. Na het oplossen van deze aanloopproblemen, hebben we geen enkel probleem meer gehad. Wel is het zo dat de koppeling heel af en toe hapert, maar dat kan ook komen doordat de koers op de website van de ECB niet beschikbaar is. Maar doordat we een dagelijkse koppeling hebben, missen we een dag meer of minder niet zo.

En wat ik vind van de samenwerking met Barenbrug en Leon?

Daar ben ik zeer tevreden over. Zoals Leon aangeeft, draait de dienst in de basis prima. Daardoor hebben wij niet heel veel contact, maar als we contact hebben, dan is dat altijd prettig.

Ik ben wel trots dat ik met een, op het oog, eenvoudige dienst, een organisatie als Barenbrug kan helpen de verwerking van hun administratie efficiënter te maken.

Van Antwerpen Cartonnage

 
Marcel Stiphout van Van Antwerpen Cartonnage
 
“Voordat wij deze dienst gebruikten, boekten wij vreemde valuta facturen in EUR in Exact Globe.
Het is te omslachtig om elke dag handmatig vreemde valuta koersen in te voeren. Nu wij deze dienst geïmplementeerd hebben, kunnen wij ook eenvoudig facturen verwerken in andere valuta.
Wij stemmen onze facturen ook af met inkooporders & ontvangsten. Hierdoor hebben we onze inkoopprijzen ook kunnen aanpassen naar vreemde valuta inkoopprijzen die we voorheen in EUR vastlegden.
Resultaat is dat er minder kans is op prijsafwijkingen die niet gesignaleerd worden door het 1-op-1 afstemmen met de inkooporderontvangst.”

Freeland Groep

Mevr. Pek van De Freeland Groep
“Freeland voert voor zo’n 45 vennootschappen de administratie in Exact.

Sinds enige tijd maken wij gebruik van geautomatiseerde factuurverwerking. Omdat facturen daarmee al nagenoeg zonder tussenkomst van de administrateur in het inkoopboek worden opgenomen is het van groot belang gebleken om de valutakoersen dagelijks bij te werken, vóór nieuwe facturen worden ingediend via de scanner of de automatisch gekoppelde mailboxen.
Het dagelijks handmatig de tabellen met wisselkoersen inlezen bleek nogal omslachtig en zochten wij naar een oplossing om dat als dagelijkse job op de achtergrond te kunnen doen.
Een aantal van onze administraties zijn geen EUR-administraties, maar worden gevoerd in andere valuta.
Wij kwamen met enig googelen bij Sebastiaan Barlo uit en zijn product Wisselkoersen import voor Exact Globe.
Dit was precies de oplossing die we nodig hadden! We hebben Sebastiaan gevraagd om als consultant op locatie bij ons de Plus-versie te komen installeren en om dit met name ook voor de vreemde-valuta administraties goed in te richten.
Sebastiaan heeft dit op prettige en deskundige manier gedaan en alles draait naar volle tevredenheid.”

MF Shipping Group

MF Shipping Group in Farmsum is een wereldwijde scheepsmanager en beheert een vloot van 52 product- en chemicaliëntankers, multi-purpose schepen, self unloaders en cement carriers.
Wij verzorgen het crew-management, technisch onderhoud, inkoop van goederen en levensmiddelen, ICT hardware en software aan boord, ICT data uitwisseling tussen schip en kantoor, financiëel beheer en kwaliteitsbewaking. Hierdoor worden de eigenaren grotendeels ontzorgd, en kunnen zij zich focussen op hun core bussiness: het vervoeren van vracht.
Daarnaast biedt MF Shipping Group technische ondersteuning bij de nieuwbouw van schepen voor onze klanten.
Momenteel vindt nieuwbouw plaats op scheepswerven in China, Duitsland en Nederland.

Jan Gorter, Application Engineer van MF Shipping Group vertelt zijn ervaringen.

Met welke producten van Exact Software en aanverwante producten werk je en hoe lang werk je daar al mee?

Wij werken met Exact Globe en Exact Synergy ( Enterprise ) sinds 2006, dus inmiddels alweer 14 jaar.

Welke uitdagingen had je m.b.t. het verwerken van transacties met vreemde valuta?

De schepen varen van en naar havens in Europese, Noord-Afrikaanse landen en het Midden Oosten. Hierdoor is een groot deel van de facturen, die MF Shipping ontvangt, in vreemde valuta.
De uitdaging is om deze facturen op basis van de actuele dagkoers te kunnen inboeken in Exact Globe.
In verband met het kasprogramma aan boord van de schepen, stellen wij de dagkoersen beschikbaar via onze “vessel portal”.
Tot slot hebben ook onze klanten toegang tot de MF Shipping customer portal, waarin de afdeling operations van de klant de actuele dagkoersen kan opvragen.

Hoe ben je met mij in contact gekomen en waarom heb je voor deze oplossing gekozen?

We maakten gebruik van een webservice van een Amerikaanse aanbieder XE.com.
Deze meldde in augustus 2018 dat de kosten van het jaarcontract zo ongeveer gingen verdubbelen.
We hebben toen besloten op zoek te gaan naar een alternatieve aanbieder. Dirk Acda van onze Exactpartner Quercis gaf ons de tip om contact met jou te zoeken.
Na een korte testperiode waren wij overtuigd van de dienst en zijn we er volledig mee aan de slag gegaan.

Wat levert de oplossing jullie op?

Een stabiele aanlevering van de gewenste dagkoersen, tegen een concurrerend jaartarief.
De dagelijkse job die de dagkoersen ophaalt, en doorzet naar alle Globe administraties, is één van de meest stabiele jobs.
De job loopt sinds 6 november 2018 en loopt nooit fout.

Wat vind je van de samenwerking?

De samenwerking is prima.
In de 1,5 jaar, tot het moment van dit referentieverhaal maart 2020, hebben we 2 x bericht gehad over onderhoud, zodat we daarna konden monitoren of alles nog goed werkte.
Zoals gezegd, de aanlevering is zeer stabiel, en gaat goed.
Ik zou op dit moment niet weten wat er beter kan, we zijn zeer tevreden.

En wat ik vind van de samenwerking met MF Shipping Group en Jan?

Zoals Jan aangeeft, is de dienst heel stabiel en hebben wij eigenlijk weinig tot geen contact over de dienstverlening.
De paar keer dat we per e-mail contact hebben gehad, verliep soepel en prettig.
Dat ik met mijn dienst een schakel mag zijn in hun administratieve proces en hen daarmee een stuk efficiëntie kan brengen, geeft mij voldoening.